Charte des Thèses de l'Université de STRASBOURG I Université Louis Pasteur

Conseil Scientifique de l'ULP du 30 mars 1999
Conseil d'Administration de l'ULP du 4 mai 1999

Cette charte fera l'objet d'un bilan et d'un réexamen dans un délai de deux ans, en y associant des doctorants.

La charte des thèses proposée par arrêté du Ministère de l'Education Nationale de la Recherche et de la Technologie en date du 3 Septembre 1998 reproduite ci-dessous (en caractères ordinaires) fixe les principes désormais applicables aux conditions de préparation d'une thèse.

L'Université Louis Pasteur reconnaît dans le texte ministériel, qui cherche à intégrer la multiplicité des situations rencontrées dans les disciplines, le reflet de ses propres préoccupations quant à la responsabilité qu'elle assume dans la formation des doctorants en vue d'insertions professionnelles de plus en plus diversifiées. A ce titre, le texte s'adresse essentiellement aux doctorants en formation initiale et plus marginalement aux doctorants déjà engagés dans une activité professionnelle régulière, voire basant leur thèse sur leur pratique professionnelle.

L'Université Louis Pasteur souhaite préciser certains points du texte et les traduire dans des dispositions concrètes au moment de l'inscription et de la réinscription, de l'examen du résumé de thèse préalable à la constitution du jury, de la période post-doctorale (en caractères italiques). L'ensemble constitue un document dont la signature par le doctorant, le directeur de thèse et le directeur de l'unité de recherche manifeste l'adhésion à une conception de la thèse, où la production scientifique est inséparable d'un processus d'appropriation du sujet par le doctorant et de formation progressive à la conduite autonome d'un projet de recherche.

La préparation d'une thèse repose sur l'accord librement conclu entre le doctorant et le directeur de thèse. Cet accord, porte sur le choix du sujet et sur les conditions de travail nécessaires à l'avancement de la recherche. Directeur de thèse et doctorant ont donc des droits et des devoirs respectifs d'un haut niveau d'exigence.
Cette charte définit ces engagements réciproques en rappelant la déontologie inspirant les dispositions réglementaires en vigueur et les pratiques déjà expérimentées dans le respect de la diversité des disciplines et des établissements. Son but est la garantie d'une haute qualité scientifique.
L'établissement s'engage à agir pour que les principes qu'elle fixe soient respectés lors de la préparation de thèses en co-tutelle.
Le doctorant, au moment de son inscription, signe avec le directeur de thèse, celui du laboratoire d'accueil et celui de l'école doctorale lorsqu'elle existe, le texte de la présente charte, précisé et complété par l'établissement, dans le respect des principes définis ci-dessous, ce qui permet à ce dernier d'affirmer sa politique propre en matière de formation doctorale.

1 - La thèse, étape d'un projet personnel et professionnel

La préparation d'une thèse doit s'inscrire dans le cadre d'un projet personnel et professionnel clairement défini dans ses buts comme dans ses exigences. Elle implique la clarté des objectifs poursuivis et des moyens mis en œuvre pour les atteindre.

Le candidat doit recevoir une information sur les débouchés académiques et extra-académiques dans son domaine. Les statistiques nationales sur le devenir des jeunes docteurs et les informations sur le devenir professionnel des docteurs formés dans son laboratoire d'accueil lui sont communiqués par l'école doctorale lorsqu'elle existe, son directeur de thèse et les services de la scolarité de son établissement d'inscription. L'insertion professionnelle souhaitée par le doctorant doit être précisée le plus tôt possible. Afin de permettre que l'information sur les débouchés soit fournie aux futurs doctorants du laboratoire, tout docteur doit informer son directeur de thèse, ainsi que le responsable de l'école doctorale, lorsqu'elle existe, ou de la formation doctorale, de son avenir professionnel pendant une période de quatre ans après l'obtention du doctorat.
Le futur directeur de thèse et le responsable de l'école informent le candidat des ressources éventuelles pour la préparation de sa thèse (allocation ministérielle de recherche, bourse régionale, bourse industrielle, bourse associative...). L'objectif d'un directeur de thèse ou d'un responsable d'école doctorale doit être d'obtenir un financement pour le plus grand nombre de doctorants sans activité professionnelle. Les moyens à mettre en œuvre pour faciliter l'insertion professionnelle reposent aussi sur la clarté des engagements du doctorant. S'il est inscrit dans une école doctorale, le doctorant doit se conformer à son règlement et notamment suivre les enseignements, conférences et séminaires. Afin d'élargir son champ de compétence scientifique, des formations complémentaires lui seront suggérées par son directeur de thèse. Ces formations, qui font l'objet d'une attestation du directeur de l'école doctorale, élargissent son horizon disciplinaire et facilitent sa future insertion professionnelle. Parallèlement, il incombe au doctorant, en s'appuyant sur l'école doctorale lorsqu'elle existe et sur l'établissement, de se préoccuper de cette insertion en prenant contact avec d'éventuels futurs employeurs (laboratoires, universités, entreprises, en France ou à l'étranger). Cette stratégie pourra inclure la participation aux journées doctoriales. Selon les disciplines et les laboratoires, cet éventail de formations complémentaires peut utilement inclure un séjour en entreprise de quelques semaines.

L'ULP ne méconnaît pas les raisons qui peuvent conduire un étudiant à préparer une thèse, même en l'absence de financement, et un directeur de thèse à accepter un doctorant non financé. Il appartient cependant alors, avant de signer la fiche de première inscription :

• au Directeur de l'unité de recherche d'apprécier le nombre de doctorants travaillant déjà avec le Directeur de Recherche et le devenir professionnel de ses anciens doctorants ;
• au Directeur de l'Ecole Doctorale de discuter avec le futur doctorant de ses motivations.

L'ULP prendra en compte, comme elle le fait pour les étudiants de tous les cycles, le cas des doctorants dont les difficultés matérielles, évaluées par ses services sociaux, justifieraient une aide spécifique.

L'ULP confie aux Ecoles Doctorales, dans le Bureau desquelles les doctorants seront représentés, le soin de déterminer les enseignements complémentaires à caractère culturel, scientifique, technique ou d'initiation à la conduite de projet et à la vie des entreprises et à l'environnement socio-économique qui leur seront offerts comme aide à l'insertion professionnelle.

Dans cet esprit, le directeur de thèse ne doit pas refuser à priori qu'un doctorant, s'il en a la possibilité et le désir, exerce des activités d'enseignement (monitorat ou vacation ) à l'ULP ou dans un autre établissement public d'enseignement supérieur, dans le respect d'un temps imparti équivalent à celui du monitorat.

2 - Sujet et faisabilité de la thèse

L'inscription en thèse précise le sujet, le contexte de la thèse et l'unité d'accueil.
Le sujet de thèse conduit à la réalisation d'un travail à la fois original et formateur, dont la faisabilité s'inscrit dans le délai prévu. Le choix du sujet de thèse repose sur l'accord entre le doctorant et le directeur de thèse, formalisé au moment de l'inscription. Le directeur de thèse, sollicité en raison d'une maîtrise reconnue du champ de recherche concerné, doit aider le doctorant à dégager le caractère novateur dans le contexte scientifique et s'assurer de son actualité ; il doit également s'assurer que le doctorant fait preuve d'esprit d'innovation.
Le directeur de thèse doit définir et rassembler les moyens à mettre en œuvre pour permettre la réalisation du travail. A cet effet, le doctorant est pleinement intégré dans son unité ou laboratoire d'accueil, où il a aux mêmes facilités que les chercheurs titulaires pour accomplir son travail de recherche (équipements, moyens, notamment informatiques, documentation, possibilité d'assister aux séminaires et conférences et de présenter son travail dans des réunions scientifiques, qu'il s'agisse de " congrès des doctorants " ou de réunions plus larges). Enfin, pour leur part, les membres de l'équipe qui accueillent le doctorant, doivent exiger de ce dernier le respect d'un certain nombre de règles relatives à la vie collective qu'eux mêmes partagent et à la déontologie scientifique. Le doctorant ne saurait pallier les insuffisances de l'encadrement technique du laboratoire et se voir confier des tâches extérieures à l'avancement de sa thèse.
Le doctorant, quant à lui, s'engage sur un temps et un rythme de travail. Il a vis-à-vis de son directeur de thèse un devoir d'information quant aux difficultés rencontrées et à l'avancement de sa thèse. Il doit faire preuve d'initiative dans la conduite de sa recherche.

Dans certaines disciplines et spécialités, le choix d'un directeur de thèse et d'un sujet s'effectue de fait lors de l'inscription au DEA, voire comme une condition d'acceptation au DEA. Dans d'autres, le stage de DEA n'est pas considéré à priori comme un début de thèse et le choix s'effectue à l'issue du DEA. Il importe, dans tous les cas, que le doctorant s'engage dans son sujet de thèse définitif sur la base d'un projet explicite et structuré. A cette fin, sera annexée à la feuille de première inscription une description en une à deux pages du sujet.Elle en précisera la problématique, l'état actuel attesté par quelques références bibliographiques, le programme initial de travail, la disponibilité des moyens nécessaires. Ce texte permettra au Directeur de l'unité de recherche et au directeur de l'Ecole Doctorale d'en apprécier le caractère original et novateur, l'adéquation à la politique scientifique de l'unité et à la formation du doctorant, le cas échéant à une activit à temps partiel. Lorsque le sujet se situe dans le cadre d'une collaboration avec d'autres équipes universitaires ou d'un contrat, le doctorant sera associé aux rencontres organisées dans ce cadre.

Le texte ministériel stipule tout à la fois :

• que le doctorant est pleinement intégré dans son unité ou laboratoire d'accueil où il a accès aux mêmes facilités que les chercheurs titulaires pour accomplir son travail de recherche ;
• qu'il ne saurait pallier les insuffisances de l'encadrement technique du laboratoire et se voir confier des tâches extérieures à l'avancement de sa thèse.

Si l'intention est claire - ne pas transformer les doctorants en techniciens au service des chercheurs permanents au détriment de la conduite de leur projet propre de recherche - la réalité de nombreuses équipes pauvres en support technique est que l'intégration suppose le partage des tâches d'intérêt collectif. S'il est équilibré, ce partage fait partie de l'apprentissage du travail en équipe.

Lors de la négociation du prochain contrat quadriennal d'établissement, l'Université s'assurera que les conseils de laboratoire de toutes les unités qui en sont dotées comprend une représentation des doctorants.

3 - Encadrement et suivi de la thèse

Le futur doctorant doit être informé du nombre de thèses en cours qui sont dirigées par le directeur qu'il pressent. En effet, un directeur de thèse ne peut encadrer efficacement, en parallèle, qu'un nombre très limité de doctorants, s'il veut pouvoir suivre leur travail avec toute l'attention nécessaire. Le doctorant a droit à un encadrement personnel de la part de son directeur de thèse, qui s'engage à lui consacrer une part significative de son temps. Il est nécessaire que le principe de rencontres régulières et fréquentes soit arrêté lors de l'accord initial.
Le doctorant s'engage à remettre à son directeur autant de notes d'étape qu'en requiert son sujet et a présenter ses travaux dans les séminaires du laboratoire. Le directeur de thèse s'engage à suivre régulièrement la progression du travail et à débattre des orientations nouvelles qu'il pourrait prendre au vu des résultats déjà acquis. Il a le devoir d'informer le doctorant des appréciations positives ou des objections et des critiques que son travail peut susciter.
Le directeur de thèse, en accord avec le doctorant, propose, en concertation avec le doctorant, au chef d'établissement par l'intermédiaire du responsable de l'école ou de la formation doctorale, la composition du jury de soutenance dans le respect des règles propres à l'établissement, ainsi que la date de soutenance. Ces jurys doivent comporter au moins un tiers de personnes extérieures à l'établissement, et il est souhaitable qu'ils ne dépassent pas six membres au total. Ceux-ci sont choisis selon leur compétence scientifique ; leurs membres chercheurs ou enseignants-chercheurs ne doivent pas avoir pris une part active à la recherche du candidat, en dehors du (des) directeur (s) de thèse.
Entre le suivi quasi-quotidien d'un travail expérimental et des contacts périodiquement programmés, suivant les disciplines, le doctorant doit pouvoir compter sur la disponibilité de son directeur de thèse. Faire le point par écrit et en obtenir la critique fait partie intégrante d'une relation normale entre le doctorant et son directeur de thèse. La réinscription est à tout le moins l'occasion d'un constat sur l'avancement du travail. Il peut faire l'objet d'un rapport, porté à la connaissance du directeur de l'unité et du directeur de l'Ecole Doctorale, et annexé à la feuille de réinscription, lorsque des difficultés laissent présager un allongement de la période de préparation de la thèse. L'existence d'un co-directeur de thèse, partageant les responsabilités rappelées dans la charte, devra être signalée au plus tard lors de la deuxième inscription. Les documents suivants devront alors porter la signature des deux co-directeurs.

4 - Durée de la thèse

Une thèse est une étape dans un processus de recherche. Celle-ci doit respecter les échéances prévues, conformément à l'esprit des études doctorales et à l'intérêt du doctorant.
La durée de référence de préparation d'une thèse est de trois ans. A la fin de la seconde année, l'échéance prévisible de soutenance devra être débattue, au vu de l'avancement du travail de recherche. Des prolongations peuvent être accordées, à titre dérogatoire sur demande motivée du doctorant, après avis du directeur de thèse. Cet accord ne signifie pas poursuite automatique du financement dont aurait bénéficié le doctorant. La possibilité d'aides peut être explorée, notamment pour les doctorants rencontrant des difficultés sociales. Les prolongations doivent conserver un caractère exceptionnel. Elles sont proposées au chef d'établissement sur avis du directeur de l'école doctorale, lorsqu'elle existe, après un entretien entre le doctorant et le directeur de thèse. Elles interviennent dans des situations particulières ; notamment, travail salarié, enseignement à temps plein, spécificité de la recherche inhérente à certaines disciplines, prise de risque particulier. Elles ne sauraient en aucun cas modifier substantiellement la nature et l'intensité du travail de recherche tel qu'ils ont été définis initialement d'un commun accord.
Dans tous les cas, la préparation de la thèse implique un renouvellement annuel de l'inscription du doctorant dans son établissement.
Pour se conformer à la durée prévue, le doctorant et le directeur de thèse doivent respecter leurs engagements relatifs au temps de travail nécessaire. Les manquements répétés à ces engagements font l'objet entre le doctorant et le directeur de thèse d'un constat commun qui conduit à une procédure de médiation.

La soutenance d'une thèse suppose normalement 3 inscriptions successives en thèse. L'inscription n'aura pas besoin d'être renouvelée si la thèse est déposée avant le 31/10 et soutenue avant le 30/11, date de fin des inscriptions pour la nouvelle année universitaire.

La rédaction du résume de thèse à l'intention de la Commission des Thèses de l'ULP fait mention des communications et publications en cours des exposés faits par le doctorant dans une réunion scientifique ou au sein de l'Ecole Doctorale. Nul ne devrait rédiger ce résumé avant d'avoir pu effectuer personnellement une présentation orale de son travail. A cet effet il est demandé aux laboratoires d'encourager et de faciliter l'assistance des doctorants à des réunions et congrès scientifiques.

Au delà de la quatrième inscription en formation initiale, toute nouvelle réinscription est accordée à titre dérogatoire. Elle doit faire l'objet d'une demande annuelle motivée et conjointe du doctorant et du directeur de thèse et conserver un caractère exceptionnel.

L'attention des doctorants et des directeurs de thèse est attirée sur l'incompatibilité entre une réinscription à l'université et la perception d'une allocation de perte d'emploi. Celle-ci suppose une totale disponibilité pour répondre à une offre d'emploi. L'ouverture des droits peut être suspendue jusqu'au dépôt du manuscrit de thèse sous la forme transmise aux rapporteurs sans attendre leur avis et la soutenance. Seule la réinscription assure la couverture contre les accidents du travail.

5 - Publication et valorisation de la thèse

La qualité et l'impact de la thèse peuvent se mesurer à travers les publications ou les brevets et rapports industriels qui seront tirés du travail, qu'il s'agisse de la thèse elle-même ou d'articles réalisés pendant ou après la préparation du manuscrit. Le doctorant doit apparaître parmi les coauteurs.

Sur le vu du résumé de thèse et de la proposition du directeur de thèse, la Commission des thèses désigne les rapporteurs et les membres du jury.

Indépendamment de la publication des résultats dans des revues scientifiques, l'ULP diffuse les résumés de thèse au sein de la communauté concernée de l'ULP et publie les dates de soutenance.

La poursuite d'une activité de recherche en laboratoire, dans l'attente d'une insertion professionnelle n'est possible que si le post-doctorant dispose d'un financement de son activité post-doctorale qui assure sa couverture sociale. Pour les post-doctorants dont le statut antérieur permet de postuler à une allocation de perte d'emploi, celle-ci est exclusive d'une poursuite d'une activité de recherche, donc d'une inscription en tant que chercheur invité post-doctorant. L'ULP souhaite néanmoins que les docteurs aient accès durant l'année suivant leur soutenance aux moyens informatiques de leur ancien laboratoire en vue de faciliter leur recherche d'emploi. A titre exceptionnel, un docteur de l'ULP peut exercer une activité post-doctorale non financée pendant une durée maximum d'un an après la thèse afin de lui permettre d'enrichir sa candidature aux premiers concours possibles de recrutement dans les organismes publics d'enseignement supérieur et de recherche. Il doit contracter à titre personnel les assurances nécessaires (maladie, accident et responsabilité civile).
L'ULP s'efforce de construire une banque de données permettant de suivre l'insertion professionnelle de ses docteurs et de fournir des informations sur cette insertion aux nouveaux docteurs en recherche d'emploi. Pour faciliter cette démarche les Docteurs de l'ULP s'engagent à tenir l'ULP informée de leur parcours professionnel pendant les 5 années suivant leur soutenance de thèse.

6 - Procédures de médiation

En cas de conflit persistant entre le doctorant et le directeur de thèse ou celui du laboratoire, il peut être fait appel par chacun des signataires de cette charte à un médiateur qui, sans dessaisir quiconque de ses responsabilités, écoute les parties, propose une solution et la fait accepter par tous en vue de l'achèvement de la thèse. La mission du médiateur implique son impartialité; il peut être choisi parmi les membres du comité de direction de l'équipe d'accueil ou de l'école doctorale lorsqu'elle existe, et en-dehors de l'établissement.
En cas d'échec de la médiation locale, le doctorant ou l'un des autres signataires de cette charte peut demander au chef d'établissement la nomination par le conseil scientifique d'un médiateur extérieur à l'établissement. Un dernier recours peut enfin être déposé auprès du chef d'établissement.

La plupart des problèmes pouvant intervenir entre le doctorant et son directeur de thèse doivent pouvoir trouver leur solution grâce à la médiation du directeur de l'unité de recherche (s'il n'est pas directement concerné) ou du directeur de l'Ecole Doctorale (si elle existe et s'il n'est pas directement concerné).
En cas de carence ou d'échec, le doctorant ou l'un des autres signataires de la charte soumettra le problème au vice-président recherche et formation doctorale qui demandera au Conseil Scientifique de désigner un médiateur au sein du Conseil, ou exceptionnellement extérieur à l'établissement.

STRASBOURG, le

	Le Doctorant :	Le Directeur de thèse :
Nom :
Signature :
	Le Directeur de l'Unité de Recherche :	Le Co-Directeur de thèse : (éventuellement)
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Signature :