Charte des Thèses de l'Université d'ORLEANS

La préparation d'une thèse repose sur l'accord librement conclu entre le Doctorant et le Directeur de Thèse. Cet accord porte sur le choix du sujet et sur les conditions de travail nécessaires à l'avancement de la recherche. Directeur de Thèse et Doctorant ont donc des droits et des devoirs respectifs d'un haut niveau d'exigence.

Cette charte définit ces engagements réciproques en rappelant la déontologie inspirant les dispositions réglementaires en vigueur et les pratiques déjà expérimentées dans le respect de la diversité des disciplines et des établissements. Son but est la garantie d'une haute qualité scientifique.

L'établissement s'engage à agir pour que les principes qu'elle fixe soient respectés lors de la préparation de thèses en cotutelle.

Le Doctorant, au moment de son inscription, signe avec le Directeur de Thèse, celui du laboratoire d'accueil et celui de l'école Doctorale lorsqu'elle existe, le texte de la présente charte, précisé et complété par l'établissement, en concertation avec les parties concernées, dans le respect des principes définis ci-dessous, ce qui permet à ce dernier d'affirmer sa politique propre en matière de formation doctorale.

1 – La thèse, étape d'un projet personnel et professionnel

La préparation d'une thèse doit s'inscrire dans le cadre d'un projet personnel et professionnel clairement défini dans ses buts comme dans ses exigences. Elle implique la clarté des objectifs poursuivis et des moyens mis en œuvre pour les atteindre.

Les personnes encadrant le Doctorant doivent l'aider à acquérir des compétences spécifiques dans son domaine, tout en cherchant à élargir son horizon disciplinaire. La formation par la recherche doit être aussi l'apprentissage de la gestion d'un projet à longue échéance, en développant un esprit d'organisation à long et moyen terme.

Le candidat doit recevoir une information sur le débouchés académiques et extra-académiques dans son domaine. Les statistiques nationales sur le devenir des jeunes Docteurs et les informations sur le devenir professionnel des Docteurs formés dans son laboratoire d'accueil lui sont communiqués par l'école Doctorale lorsqu'elle existe, son Directeur de Thèse et les services de la scolarité de son établissement d'inscription. L'insertion professionnelle souhaitée par le Doctorant doit être précisée le plus tôt possible. Afin de permettre que l'information sur les débouchés soit fournie aux futurs Doctorants du laboratoire, tout Docteur doit informer son Directeur de Thèse, ainsi que le responsable de l'école Doctorale, lorsqu'elle existe, ou de la formation doctorale, de son devenir professionnel pendant la période de quatre ans suivant l'obtention du Doctorat.

Le futur Directeur de Thèse et le responsable de l'école informent le candidat des ressources éventuelles pour la préparation de sa thèse (allocation ministérielle de recherche, bourse régionale, bourse industrielle, bourse associative...). L'objectif d'un Directeur de Thèse ou d'un responsable d'école Doctorale doit être d'obtenir un financement pour le plus grand nombre de Doctorants sans activité professionnelle.

L'Université d'Orléans propose cependant que soient respectées quelques règles majeures. Elle demande par exemple :

• que les conditions du financement soient évoquées et clairement définies dès le début de la thèse au cours d'un entretien réunissant pour le moins le Directeur de l'Unité, le Directeur de Thèse et le Doctorant. Il s'agit de préciser ou de prévoir les diverses sources de financement, leur montant, leur durée, la nécessité de financements complémentaires (par exemple pour les bourses étrangères dont le montant est souvent très faible), les frais d'inscription et les conditions de couverture sociale. Les modalités de fin de thèse doivent également être abordées, notamment dans le cas du dépassement des 3 ans,
• que l'acceptation dans les laboratoires de Doctorants sans ressources soit exceptionnelle ; dans ce cas, la recherche effective d'un financement devra être contractuellement entreprise par les différents auteurs,
• que les Doctorants envoyés par leur laboratoire à l'étranger pour tout ou une partie de leur thèse disposent d'un financement,
• qu'aucun Doctorant ne soit accueilli dans les Laboratoires sans que soit assurée sa couverture sociale,
• qu'en cas de non financement de l'étudiant, le Laboratoire prenne à sa charge les frais d'inscription, dans la mesure de ses possibilités.
• Par ailleurs, le Doctorant doit être couvert par une assurance pour les risques liés à son activité de recherche (accidents de travail et pour le risque maladie). Mesures qui doivent être prises également pour les étudiants étrangers.

Les moyens à mettre en œuvre pour faciliter l'insertion professionnelle reposent aussi sur la clarté des engagements du Doctorant. S'il est inscrit dans une école Doctorale, le Doctorant doit se conformer à son règlement et notamment suivre les enseignements, conférences et séminaires. Afin d'élargir son champ de compétence scientifique, des formations complémentaires lui seront suggérées par son Directeur de Thèse. Ces formations, qui font l'objet d'une attestation du Directeur de l'école Doctorale, élargissent son horizon disciplinaire et facilitent sa future insertion professionnelle. Parallèlement, il incombe au Doctorant, en s'appuyant sur l'école Doctorale lorsqu'elle existe et sur l'établissement, de se préoccuper de cette insertion en prenant contact avec d'éventuels futurs employeurs (laboratoires, universités, entreprises, en France ou à l'étranger). Cette stratégie pourra inclure la participation aux journées doctoriales. Selon les disciplines et les laboratoires, cet éventail de formations complémentaires peut utilement inclure un séjour en entreprise de quelques semaines. Le Doctorant peut, dans cette démarche, s'appuyer sur les réseaux de son Directeur de Thèse, de l'établissement et de l'école Doctorale.

2 – Sujet et faisabilité de la thèse

L'inscription en thèse précise le sujet, le contexte de la thèse et l'unité d'accueil.

Le sujet de thèse conduit à la réalisation d'un travail à la fois original et formateur, dont la faisabilité s'inscrit dans le délai prévu. Le choix du sujet de thèse repose sur l'accord entre le Doctorant et le Directeur de Thèse, formalisé au moment de l'inscription. Le Directeur de Thèse, sollicité en raison d'une maîtrise reconnue du champ de recherche concerné, doit aider le Doctorant à dégager le caractère novateur dans le contexte scientifique et s'assurer de son actualité; il doit également s'assurer que le Doctorant fait preuve d'esprit d'innovation.

L'Université demande tout particulièrement aux Directeurs de veiller à la qualité de l'accueil et à celle des informations fournies au Doctorant lors de son arrivée dans le laboratoire. Ces informations, à prévoir dans le cadre d'un entretien avec le Doctorant en présence du Directeur de Thèse et du Directeur de l'Unité d'accueil, doivent porter notamment 

• sur l'organisation générale de l'Unité,
• sur les règles d'assiduité et les consignes de sécurité en vigueur dans le laboratoire,
• sur les orientations scientifiques de l'Unité,
• sur la place du projet confié au Doctorant au sein de la thématique générale de l'Unité,
• sur les conditions générales dans lesquelles les thèses sont préparées et soutenues dans l'unité d'accueil,
• et sur le devenir professionnel des Doctorants issus du laboratoire.

De manière générale, l'Université d'Orléans souhaite que toutes les informations mentionnées ci-dessus soient données à l'étudiant sous la forme d'un livret d'accueil.

Le Directeur de Thèse, en accord avec le responsable du laboratoire d'accueil, doit définir et rassembler les moyens à mettre en œuvre pour permettre la réalisation du travail. à cet effet, le Doctorant est pleinement intégré dans son unité ou laboratoire d'accueil, où il a accès aux mêmes facilités que les chercheurs titulaires pour accomplir son travail de recherche (équipements, moyens, notamment informatiques, documentation, possibilité d'assister aux séminaires et conférences et de présenter son travail dans des réunions scientifiques, qu'il s'agisse de "congrès des Doctorants" ou de réunions plus larges). Le Doctorant dispose également des mêmes droits d'expression et de représentation pour les assemblées générales et conseils de laboratoire et auprès des écoles Doctorales. Il dispose également du droit d'association de Doctorants et du droit syndical. Il a accès comme le personnel de l'Unité d'accueil aux locaux et services communs (restauration, médecine, bibliothèque, œuvres sociales) de l'établissement.

Enfin, pour leur part, les membres de l'équipe qui accueillent le Doctorant, doivent exiger de ce dernier le respect d'un certain nombre de règles relatives à la vie collective qu'eux mêmes partagent et à la déontologie scientifique. Le Doctorant ne saurait pallier les insuffisances de l'encadrement technique du laboratoire et se voir confier des tâches extérieures à l'avancement de sa thèse.

Le Doctorant, quant à lui, s'engage sur un temps et un rythme de travail. Il a vis-à-vis de son Directeur de Thèse un devoir d'information quant aux difficultés rencontrées et à l'avancement de sa thèse. Il doit faire preuve d'esprit d'initiative dans la conduite de sa recherche.

3 – Encadrement et suivi de la thèse

Le futur Doctorant doit être informé du nombre de thèses en cours qui sont dirigées par le Directeur qu'il pressent. En effet, un Directeur de Thèse ne peut encadrer efficacement, en parallèle, qu'un nombre limité de Doctorants, s'il veut pouvoir s'investir personnellement et avec toute l'attention nécessaire dans le suivi de leur travail.

Le Doctorant a droit à un encadrement personnel de la part de son Directeur de Thèse, qui s'engage à lui consacrer une part significative de son temps. Il est nécessaire que le principe de rencontres régulières et fréquentes soit arrêté lors de l'accord initial.

En application des dispositions de l'article 21 de l'arrêté du 30 Mars 1992, le chef d'établissement peut autoriser, sur proposition de l'école Doctorale ou du Conseil Scientifique, un chercheur ou un enseignant-chercheur non habilité, choisi en raison de ses compétences scientifiques, à encadrer une thèse sur un projet précis. Cette disposition permet aux jeunes chercheurs non habilités de faire une première expérience d'encadrement.

Le Doctorant s'engage à remettre à son Directeur autant de notes d'étape qu'en requiert son sujet et à présenter ses travaux dans les séminaires du laboratoire. Le Directeur de Thèse s'engage à suivre régulièrement la progression du travail et à débattre des orientations nouvelles qu'il pourrait prendre au vu des résultats déjà acquis. Il a le devoir d'informer le Doctorant des appréciations positives ou des objections et des critiques que son travail pourrait susciter. Dans cette optique, un premier bilan, à la fin de la première année, permettra utilement de juger du bon engagement du travail de thèse et d'opérer d'éventuelles réorientations.

De même, un an avant la date prévue pour la soutenance, le Directeur de Thèse et le Directeur du Laboratoire s'engagent à informer le Doctorant des possibilités d'insertion professionnelle et des demandes nécessaires. Ils donnent notamment au Doctorant les informations suivantes concernant les départs en post-doctorat à l'étranger : financements, démarches, couverture sociale et possibilités de percevoir des allocations de perte d'emploi au retour.

Pour les étudiants étrangers, il est important que soient abordés, le plus tôt et le plus clairement possible, leur devenir après la thèse et les conditions de leur retour éventuel dans leur pays d'origine.

En concertation avec le Doctorant, le Directeur de Thèse propose au chef d'établissement, par l'intermédiaire du responsable de l'école ou de la Formation Doctorale, la composition du jury de soutenance dans le respect des règles propres à l'établissement, ainsi que la date de soutenance. Ces jurys doivent comporter au moins un tiers de personnes extérieures à l'établissement, et il est souhaitable qu'ils ne dépassent pas six membres au total incluant éventuellement le membre du jury désigné par l'école Doctorale. Ceux-ci sont choisis selon leur compétence scientifique; leurs membres chercheurs ou enseignants-chercheurs ne doivent pas avoir pris une part active à la recherche du candidat, en dehors du (des) Directeur(s) de Thèse.

L'Université d'Orléans attache une importance particulière au point suivant : la soutenance de thèse doit avoir lieu, sauf dérogation, dans les locaux de l'Université d'Orléans ou au CNRS (campus d'Orléans).

4 – Durée de la thèse

Une thèse est une étape dans un processus de recherche. Celle-ci doit respecter les échéances prévues, conformément à l'esprit des études doctorales et à l'intérêt du Doctorant.

La durée de référence de préparation d'une thèse est de trois ans. A la fin de la seconde année, l'échéance prévisible de soutenance devra être débattue, au vu de l'avancement du travail de recherche. Des prolongations peuvent être accordées, à titre dérogatoire sur demande motivée du Doctorant, après avis du Directeur de Thèse. Cet accord ne signifie pas poursuite automatique du financement dont aurait bénéficié le Doctorant. La possibilité d'aides peut être explorée, notamment pour les Doctorants rencontrant des difficultés sociales. Les prolongations doivent conserver un caractère exceptionnel. Elles sont proposées au chef d'établissement sur avis du Directeur de l'école Doctorale, lorsqu'elle existe, après un entretien entre le Doctorant et le Directeur de Thèse. Elles interviennent dans des situations particulières ; notamment, travail salarié, enseignement à temps plein, spécificité de la recherche inhérente à certaines disciplines, prise de risque particulier. Elles ne sauraient en aucun cas modifier substantiellement la nature et l'intensité du travail de recherche tels qu'ils ont été définis initialement d'un commun accord.

Dans tous les cas, la préparation de la thèse implique un renouvellement annuel de l'inscription du Doctorant dans son établissement.

Pour se conformer à la durée prévue, le Doctorant et le Directeur de Thèse doivent respecter leurs engagements relatifs au temps de travail nécessaire. Les manquements répétés à ces engagements font l'objet entre le Doctorant et le Directeur de Thèse d'un constat commun qui conduit à une procédure de médiation.

5 – Publication et valorisation de la thèse

La qualité et l'impact de la thèse peuvent se mesurer à travers des publications, colloques, congrès, brevets et rapports industriels qui seront tirés du travail, qu'il s'agisse de la thèse elle-même ou d'articles réalisés pendant ou après la préparation du manuscrit.

Par ailleurs, il est rappelé que la publication des travaux de recherche issus d'un travail de thèse doit respecter les droits du Doctorant ayant participé à ces travaux et qu'en conséquent le Doctorant doit apparaître parmi les auteurs, même s'il ne fait plus partie de l'Unité d'accueil au moment de la parution de la communication.

L'Université recommande vivement que le Doctorant soit invité, au plus tard au cours de sa troisième année, à présenter devant un auditoire extérieur à l'Unité d'accueil (congrès, séminaires...) une communication scientifique sur ses travaux de recherche, et dans la mesure du possible au niveau international.

Le Directeur de Thèse aura à l'esprit d'inciter le Doctorant à faire au moins une publication concernant un sujet traité pendant sa thèse. Toutefois, ne pas publier durant le temps de la formation ne pourra en aucun cas être retenu comme étant un argument suffisant à empêcher de soutenir.

Le dossier de thèse :

A la fin de la période de formation, un dossier de thèse est constitué, faisant le bilan de la formation reçue par le Doctorant. Il est visé par le Responsable de l'école Doctorale lorsqu'elle existe, ou le Responsable de la Formation Doctorale. Ce dossier de thèse contiendra :

• la description du projet de thèse,
• un descriptif de ce qui a effectivement été réalisé par le Doctorant dans le cadre de sa thèse, investissement, travail fourni, etc.
• les rapports en vue de la soutenance de thèse (dossiers des rapporteurs),
• le rapport de la soutenance de la thèse,
• les attestations et, si possible, les évaluations des compétences acquises par le Doctorant et des formations complémentaires suivies, qu'elles soient de nature scientifique ou non (par exemple participation à des séminaires d'école Doctorale ou de Doctoriales, implication dans des colloques, relations avec le monde industriel, utilisation d'outils informatiques, entraînement à la pratique d'une langue étrangère...),

Ce dossier de thèse devrait servir au Doctorant de documents de référence dans sa recherche d'emploi.

6 – Procédures de médiation

En cas de conflit persistant entre le Doctorant et le Directeur de Thèse ou celui du laboratoire, il peut être fait appel par chacun des signataires de cette charte à un médiateur qui, sans dessaisir quiconque de ses responsabilités, écoute les parties, propose une solution et la fait accepter par tous en vue de l'achèvement de la thèse. La mission de médiateur implique son impartialité; il peut être choisi parmi les membres du comité de direction de l'équipe d'accueil ou de l'école Doctorale lorsqu'elle existe, et en dehors de l'établissement.

En cas d'échec de la médiation locale, le Doctorant ou l'un des autres signataires de cette charte peut demander au chef d'établissement la nomination par le conseil scientifique d'un médiateur extérieur à l'établissement. Un dernier recours peut enfin être déposé auprès du chef d'établissement.

Si la préparation de la thèse s'arrête avant l'obtention du diplôme, les parties concernées (Doctorant, Directeur de Thèse, et le Directeur de l'école Doctorale si elle existe) établissent un rapport expliquant les raisons de l'absence de soutenance de thèse.

7 – Dispositions transitoires et diverses

Pour les thèses en cours, les dispositions en matière de soutenance de thèse, de publication et de procédures de médiation peuvent s'appliquer dès la rentrée 1998-1999.

 

Orléans, le